A Nectar trabalhará em cooperação com o Porto de Ostende para fornecer movimentação de carga e actividades relacionadas com o terminal numa área próxima de Vismijnlaan e atracar 501 no Porto de Ostende. A Nectar terá uma área dedicada e instalações de apoio para a realização de tais actividades. As cargas manuseadas serão inicialmente mercadorias contentorizadas, mas esperamos que cresçam para incluir a tempo outras mercadorias de breakbulk e a granel. As actividades fornecidas incluirão a carga e descarga de navios (principalmente navios alimentadores para começar), empilhamento de contentores cheios e vazios e outras mercadorias, entrega e recepção de contentores de e para o transporte dos clientes na área de trabalho atribuída à Nectar. A Nectar tratará directamente com os clientes e prestará serviço aos clientes de acordo com os parâmetros acordados com os clientes. Haverá também a oportunidade de alugar o nosso equipamento por curtos períodos de tempo, quando não precisarmos deles dentro do porto para outras actividades.
Título: Administrador de Operações
Sector: Portos de Granel & Breakbulk & Logística
Localização: Oostende, Bélgica
Tipo de posição: A tempo inteiro/permanente
Relatar para: Gestor do sítio
Finalidade
Supervisionar todos os aspectos da gestão e processamento quotidiano de todas as tarefas administrativas relacionadas com as operações e requisitos portuários no Berço 501, Porto de Oostende.
Áreas de responsabilidade
- Ligação regular com o Gestor/foreman do local para permitir a administração de todos os aspectos das operações navio/terminal.
- Assegurar a recolha de informações de gestão de todas as operações e pessoal de navios.
- Gestão e controlo de documentação, incluindo liberação alfandegária, manifesto de carga, ordem de entrega, etc., assegurando o arquivamento e manutenção de registos precisos
- Verificação de todos os documentos necessários e comprovativos antes de levantar as facturas
- Ligação regular com a NGL para assegurar que os registos dos clientes são precisos e actualizados para garantir que a facturação mensal dos serviços possa ser atempada e eficaz.
- Controlar e monitorizar o nível de EPI e de provisões de bem-estar do pessoal no Terminal.
- Assistência com chamadas telefónicas e e-mails para assegurar que um cliente receba um excelente serviço.
- Apoiar o Gestor do Sítio com quaisquer outras tarefas necessárias para o bom funcionamento do Terminal.
- Assistência com a comercialização e promoção do Terminal.
- Manutenção e monitorização dos Registos de Formação de todo o pessoal.
- Coordenar as actividades e operações do escritório para garantir a eficiência e conformidade com as políticas da empresa
- Gerir as licenças e ausências do pessoal
- Gerir chamadas telefónicas e correspondência (e-mail, cartas, pacotes, etc.)
- Apoio aos procedimentos orçamentais e de contabilidade
- Criar e actualizar registos e bases de dados com dados pessoais, financeiros e outros
- Rastrear stocks de material de escritório e fazer encomendas quando necessário
- Apresentar relatórios atempados quando necessário
- Apoio e assistência aos colegas sempre que necessário
- Manter boas relações de trabalho com os representantes dos clientes do Porto de Oostende e do Grupo Nectar e outros inquilinos do porto.
Outros
- Assistência na comercialização e promoção dos serviços da NCHB
- Ajudar o encarregado do sítio e o Porto de Oostende no desenvolvimento de novos inquéritos, associados ao negócio
- Relatórios regulares e ligação com a Sede da NGL
Serviços de Administração
- Ajudando com iniciativas de normalização e melhoria de processos.
- Assegurar a adesão das operações às políticas e regulamentos.
- Manter-se actualizado com todas as mudanças organizacionais.
- Supervisionar serviços de instalações e actividades de manutenção.
- Assegurar o bom funcionamento da gestão do escritório
- Controlar os custos e despesas.
Habilidades, Experiência e Qualificações
Obrigatório
- Experiência demonstrada (mínimo 3 anos) numa posição semelhante, de preferência num prestador de serviços
- Flemish Speaking with good command of the English Language, both written and spoken
- Experiência comprovada como administrador de escritório, assistente de escritório ou função relevante
- Excelentes capacidades de comunicação e interpessoais
- Excelentes capacidades de organização e liderança
- Familiaridade com os procedimentos de gestão de escritório e princípios contabilísticos básicos
- Excelentes conhecimentos de MS Office e de software de gestão de escritório (ERP, etc.)
- Diploma de liceu; BSc/BA em administração de escritório ou área relevante é preferível
- Jogador independente, estruturado, em equipa e método de trabalho responsável
- Flexibilidade e adaptabilidade à mudança de requisitos
- Experiência em gestão e treino de equipas
- Capacidade comprovada para avaliar e melhorar os sistemas e processos existentes
- Experiência em sistemas TMS (será fornecida formação)
Tratamento experiente de todas as aplicações MS Office
- Organiza-se para completar tarefas
- Produz um trabalho preciso e presta uma boa atenção aos detalhes
- Apresenta-se pessoalmente e por escrito com profissionalismo
- Tem uma boa compreensão do impacto do seu trabalho e toma medidas para melhorar o seu próprio desempenho
- Reconhece quando não está em posição de fazer juízos de valor e procura orientação
- Toma a iniciativa de resolver problemas e encontrar a solução
- Trabalha para além das responsabilidades individuais
Procuramos ser um empregador ético e progressista que encoraja uma cultura de abertura, criatividade e desenvolvimento profissional contínuo que recompensa a eficácia e lealdade dos empregados.
Por favor envie a sua carta de apresentação e CV para HR@nectar.co.uk para se candidatar