Nectar будет работать в сотрудничестве с портом Остенде, чтобы обеспечить обработку грузов и деятельность, связанную с терминалом, на территории рядом с Vismijnlaan и причалом 501 в порту Остенде. Nectar будет располагать специальной зоной и вспомогательным оборудованием для осуществления такой деятельности. Первоначально обрабатываемые грузы будут представлять собой контейнерные товары, но мы ожидаем, что со временем они будут включать и другие грузы, перевозимые навалом и наливом. Деятельность будет включать погрузку и разгрузку судов (в основном фидерных судов), штабелирование полных и пустых контейнеров и других грузов, доставку и прием контейнеров на транспорт клиентов и обратно на рабочей площадке, выделенной Nectar. Nectar будет работать с клиентами напрямую и предоставлять услуги клиентам в соответствии с согласованными с ними параметрами. Также будет возможность арендовать наше оборудование на короткие периоды времени, когда оно не нужно в порту для других видов деятельности.
Название: Операционный администратор
Сектор: Порты и логистика для наливных и брейкбукерных грузов
Местонахождение: Оостенде, Бельгия
Тип должности: Полный рабочий день/постоянный
Подчиняется: Начальник участка
Назначение
Контролировать все аспекты повседневного управления и обработки всех административных задач, связанных с портовыми операциями и требованиями на причале 501, порт Оостенде.
Области ответственности
- Регулярное взаимодействие с менеджером/бригадиром участка для обеспечения управления всеми аспектами эксплуатации судна/терминала.
- Обеспечить сбор управленческой информации по всем операциям на судне и укомплектованию штата.
- Управление и контроль документации, включая таможенный выпуск, грузовую декларацию, накладную и т.д., обеспечивая точное заполнение и ведение записей.
- Проверка всех необходимых и подтверждающих документов до выставления счетов-фактур
- Регулярное взаимодействие с NGL для обеспечения точности и обновления записей клиентов, чтобы обеспечить своевременное и эффективное выставление ежемесячных счетов за услуги.
- Контроль и мониторинг уровня запасов СИЗ и предметов бытового обеспечения персонала на терминале.
- Помощь в телефонных звонках и электронной почте, чтобы обеспечить клиентам отличное обслуживание.
- Оказывать поддержку менеджеру участка в выполнении любых других обязанностей, необходимых для бесперебойной работы терминала.
- Помощь в маркетинге и продвижении Терминала.
- Ведение и мониторинг записей об обучении всего персонала.
- Координировать деятельность и работу офиса для обеспечения эффективности и соблюдения политики компании
- Управление отпусками и отсутствием сотрудников
- Управление телефонными звонками и корреспонденцией (электронная почта, письма, пакеты и т.д.)
- Поддержка процедур бюджетирования и бухгалтерского учета
- Создание и обновление записей и баз данных с кадровыми, финансовыми и другими данными
- Отслеживать запасы канцелярских принадлежностей и размещать заказы при необходимости
- своевременно предоставлять отчеты, когда это необходимо
- Оказывать поддержку и помощь коллегам, когда это необходимо
- Поддерживать хорошие рабочие отношения с представителями порта Оостенде и клиентами Nectar Group и другими арендаторами порта.
Другое
- Помощь в маркетинге и продвижении услуг НЦБК
- Оказывать помощь мастеру участка и порту Оостенде в разработке новых запросов, связанных с бизнесом
- Регулярная отчетность и связь с головным офисом NGL
Административные услуги
- Помощь в реализации инициатив по стандартизации и совершенствованию процессов.
- Обеспечить соблюдение политик и нормативных актов.
- Следить за всеми организационными изменениями.
- Надзор за деятельностью по обслуживанию и содержанию помещений.
- Обеспечение надлежащего функционирования офисного управления
- Контролируйте затраты и расходы.
Навыки, опыт и квалификация
Требуется
- Демонстрируемый опыт работы (минимум 3 года) на аналогичной должности, предпочтительно в компании-поставщике услуг
- Владеет фламандским языком и хорошо знает английский язык, как письменный, так и устный
- Подтвержденный опыт работы в качестве администратора офиса, офисного ассистента или на соответствующей должности
- Выдающиеся коммуникативные и межличностные способности
- Отличные организаторские и лидерские качества
- Знакомство с процедурами делопроизводства и основными принципами бухгалтерского учета
- Отличное знание MS Office и программного обеспечения для управления офисом (ERP и т.д.)
- Диплом о среднем образовании; предпочтительно наличие степени бакалавра/BA в области офисного администрирования или в соответствующей области
- Независимый, структурированный, командный игрок и ответственный метод работы
- Гибкость и приспособляемость к изменяющимся требованиям
- Опыт управления и наставничества в командах
- Доказанная способность оценивать и улучшать существующие системы и процессы
- Опыт работы с системами TMS (обучение будет предоставлено)
Опытная работа со всеми приложениями MS Office
- Организует себя для выполнения заданий
- Производит точную работу и уделяет большое внимание деталям
- Показывает себя с профессионализмом при личной встрече и в письменном виде
- Хорошо понимает влияние своей работы и принимает меры по улучшению собственной работы
- распознает, когда не в состоянии вынести обоснованное суждение, и обращается за советом.
- Проявляет инициативу в решении проблем и поиске решения
- Работает сверх индивидуальных обязанностей
Мы стремимся быть этичным и прогрессивным работодателем, который поощряет культуру открытости, творчества и постоянного профессионального развития, вознаграждая эффективность и лояльность сотрудников.
Для подачи заявки отправьте, пожалуйста, свое сопроводительное письмо и резюме по адресу HR@nectar.co.uk.