Nectar trabajará en colaboración con el Puerto de Ostende para realizar actividades de manipulación de la carga y relacionadas con la terminal en una zona cercana a Vismijnlaan y al atracadero 501 del Puerto de Ostende. Nectar dispondrá de una zona dedicada y de instalaciones de apoyo para realizar dichas actividades. Las cargas manipuladas serán inicialmente mercancías en contenedores, pero esperamos que con el tiempo se incluyan otras mercancías a granel y a granel. Las actividades previstas incluirán la carga y descarga de buques (principalmente buques alimentadores para empezar), el apilamiento de contenedores llenos y vacíos y otras mercancías, la entrega y recepción de contenedores a y desde el transporte de los clientes en la zona de trabajo asignada a Nectar. Nectar tratará directamente con los clientes y les prestará servicio de acuerdo con los parámetros acordados con ellos. También existirá la posibilidad de alquilar nuestros equipos durante cortos periodos de tiempo cuando no los necesitemos dentro del puerto para otras actividades.
Título: Administrador de operaciones
Sector: Puertos y logística de graneles y carga fraccionada
Ubicación: Oostende, Bélgica
Tipo de puesto: Tiempo completo/permanente
Reportando a: Director de obra
Propósito
Supervisar todos los aspectos de la gestión diaria y la tramitación de todas las tareas administrativas relacionadas con las operaciones y requisitos portuarios en el atracadero 501 del puerto de Ostende.
Áreas de responsabilidad
- Enlace regular con el director/capataz de la obra para permitir la administración de todos los aspectos de las operaciones del buque/terminal.
- Garantizar el cotejo de la información de gestión de todas las operaciones del buque y del personal.
- Gestión y seguimiento de la documentación, incluidos el despacho de aduanas, el manifiesto de carga, la orden de entrega, etc., garantizando el archivo y el mantenimiento de registros precisos.
- Verificación de todos los documentos requeridos y justificativos antes de emitir las facturas
- Enlace regular con NGL para garantizar que los registros de los clientes sean precisos y estén actualizados para asegurar que la facturación mensual de los servicios pueda ser oportuna y efectiva.
- Controlar y supervisar el nivel de suministros de EPI y de bienestar del personal que se encuentran en la Terminal.
- Asistir a las llamadas telefónicas y correos electrónicos para asegurar que los clientes reciban un excelente servicio.
- Apoyar al Director de Obra en cualquier otra tarea necesaria para el buen funcionamiento de la Terminal.
- Asistencia en la comercialización y promoción de la Terminal.
- Mantenimiento y seguimiento de los registros de formación de todo el personal.
- Coordinar las actividades y operaciones de la oficina para garantizar la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de la empresa
- Gestionar las vacaciones y las ausencias del personal
- Gestionar las llamadas telefónicas y la correspondencia (correo electrónico, cartas, paquetes, etc.)
- Apoyar los procedimientos presupuestarios y contables
- Crear y actualizar registros y bases de datos con datos de personal, financieros y otros.
- Seguimiento de las existencias de material de oficina y realización de pedidos cuando sea necesario
- Presentar informes a tiempo cuando se requiera
- Apoyar y asistir a los compañeros siempre que sea necesario
- Mantener buenas relaciones de trabajo con los representantes del Puerto de Ostende y los clientes del Grupo Nectar y otros arrendatarios del puerto.
Otros
- Ayudar a la comercialización y promoción de los servicios del NCHB
- Asistir al capataz de la obra y al Puerto de Ostende en el desarrollo de nuevas consultas, asociadas al negocio
- Informes regulares y enlace con la oficina central de NGL
Servicios administrativos
- Ayudar en las iniciativas de estandarización y mejora de procesos.
- Garantizar que las operaciones se ajusten a las políticas y normativas.
- Manténgase al día de todos los cambios organizativos.
- Supervisar los servicios de instalaciones y las actividades de mantenimiento.
- Garantizar el buen funcionamiento de la gestión de la oficina
- Controlar los costes y los gastos.
Habilidades, experiencia y calificaciones
Requerido
- Experiencia demostrada (mínimo 3 años) en un puesto similar, preferiblemente en un proveedor de servicios
- Habla flamenca con buen dominio del idioma inglés, tanto escrito como hablado
- Experiencia probada como administrador de oficina, asistente de oficina o función relevante
- Excelentes capacidades de comunicación y de relaciones interpersonales
- Excelente capacidad de organización y liderazgo
- Familiaridad con los procedimientos de gestión de oficina y los principios básicos de contabilidad
- Excelentes conocimientos de MS Office y de software de gestión de oficinas (ERP, etc.)
- Título de bachillerato; se prefiere un BSc/BA en administración de oficinas o campo relevante
- Método de trabajo independiente, estructurado, en equipo y responsable
- Flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes
- Experiencia en la gestión y el entrenamiento de equipos
- Capacidad demostrada para evaluar y mejorar los sistemas y procesos existentes
- Experiencia en sistemas TMS (se proporcionará formación)
Manejo experimentado de todas las aplicaciones de MS Office
- Se organiza para completar las tareas
- Realiza un trabajo preciso y presta atención a los detalles
- Se presenta con profesionalidad en persona y por escrito
- Comprende bien el impacto de su trabajo y toma medidas para mejorar su propio rendimiento
- Reconoce cuando no está en condiciones de emitir juicios fundados y busca orientación
- Toma la iniciativa para resolver los problemas y encontrar la solución
- Trabaja por encima de las responsabilidades individuales
Queremos ser un empleador ético y progresista que fomente una cultura de apertura, creatividad y desarrollo profesional continuo que recompense la eficacia y la lealtad de los empleados.
Envíe su carta de presentación y su CV a HR@nectar.co.uk para presentar su candidatura